[openstandaarden] Verslag vergadering 28/10/2002

[Sven Vermeulen]

Ieps,

Hierbij vind je het (ontwerp)verslag van de laatste vergadering. Mensen die
aanwezig waren en denken dat er fouten inzitten: rapporteren. De rest: lezen
en goedkeurend knikken :-)

Mvg,
	Sven Vermeulen
	Secretaris OSB

PS Inline gezet om het antwoorden en quoten te vereenvoudigen.

------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------

                      Verslag vergadering Openstandaarden

                                 Sven Vermeulen

                                28 oktober 2002

Inhoudsopgave

     * Werkgroepen
          * Werkgroep IT
          * Werkgroep Presentaties en teksten
          * Werkgroep IT-huntgroep
          * Werkgroep Overheid
          * Werkgroep Politiek
          * Werkgroep Secretariaat
          * Werkgroep PR
     * Teksten
     * Secretariaat
     * Dossiersysteem
     * Mailinglists
     * Website
     * Reguliere meetings
     * TODO

   Aanwezig:

     Wim Stubbe    Bram Vandoren Mark Van den Borre 
   Stefan Goethals   Jan Claes    Frank Van Damme   
   Sven Vermeulen                                   

+-------------+
| Werkgroepen |
+-------------+

   Wim Stubbe heeft een voorstel gemaakt over het oprichten van bepaalde
   werkgroepen. Deze werkgroepen zijn:
     * IT
     * Presentaties en teksten
     * IT-huntgroep
     * Overheid
     * Politiek
     * Secretariaat
     * PR

   Van deze werkgroepen zijn de volgende het belangrijkst:
     * IT
     * Presentaties en teksten
     * Secretariaat

   Zij vormen immers de ruggengraat van de vereniging.

   Verdere belangrijke op te richten werkgroepen zijn
     * IT-huntgroep

   Een bespreking van de aparte werkgroepen volgt.

----- Werkgroep IT

   Verantwoordelijke: Stefan Goethals
   Taakomschrijving:

   Deze werkgroep staat in voor het onderhoud van de website (technisch),
   server en mailinglisten.

----- Werkgroep Presentaties en teksten

   Verantwoordelijke: Mark Van den Borre
   Taakomschrijving:

   Deze werkgroep staat in voor het opmaken van de teksten en de
   presentaties.

----- Werkgroep IT-huntgroep

   Verantwoordelijke: ???
   Taakomschrijving:

   Deze werkgroep staat in voor het opvolgen van de dossiers, controleren van
   websites en de communicatie met de bedrijven waarvan een dossier bestaat.
   Tevens moet de werkgroep erop toezien dat de opvolging van een dossier wel
   degelijk actief gebeurd en de aandacht voor een bepaald dossier niet
   verslapt.

----- Werkgroep Overheid

   Verantwoordelijke: ???
   Taakomschrijving:

   Deze werkgroep staat in voor de communicatie en de sensibilisatie van
   overheidsinstellingen. Het doel van OSB is van algemeen nut en dus moet de
   overheid van onze standpunten op de hoogte zijn. Verder moet deze
   werkgroep zich ook buigen over de communicatie met en sensibilisering van
   het onderwijs en belangenverenigingen.

----- Werkgroep Politiek

   Verantwoordelijke: ???
   Taakomschrijving:

   Deze werkgroep staat in voor het onderhouden van het contact met de
   politieke partijen (waaronder Agalev, SP.A, ...) en de ministeries. Verder
   moet ze wetgevende initiatieven opvolgen en er actief aan deelnemen, zowel
   voor eigen initiatieven als soortgelijke.

----- Werkgroep Secretariaat

   Verantwoordelijke: Sven Vermeulen
   Taakomschrijving:

   Deze werkgroep staat in voor het bijhouden van de verslagen, dossiers,
   boekhouding, ... en het ``onderhoud'' van de vzw.

----- Werkgroep PR

   Verantwoordelijke: Frank van Damme
   Taakomschrijving:

   Deze werkgroep staat in voor het voeren van het persbeleid van onze
   organisatie en voor de verdere, externe communicatie. Zij fungeert tevens
   als woordvoerder van de vereniging.

+---------+
| Teksten |
+---------+

   De teksten die nu bestaan dienen aangevuld te worden en gereviewed. Tevens
   dient er een overzicht gemaakt te worden van de al bestaande teksten.
   Immers is er momenteel maar 1 manier om de meeste teksten te bekijken en
   dat is om de rechtstreekse URL in te geven, een URL die voor de meeste
   mensen onbekend is.

+--------------+
| Secretariaat |
+--------------+

   Wim Stubbe zal de statuten aan VSDC overhandigen en vragen of zij een
   soort van checklist kunnen meegeven opdat we als beginnende vzw weten wat
   we moeten doen en laten.

   Er was enig tumult omtrent een nieuwe wetgeving die strikter zou zijn
   vanaf een bepaalde datum en dus rees de vraag of we niet onze statuten
   kunnen binnenbrengen juist voordat die datum verstreken is zodat we nog
   van de ``oude'' wetgeving kunnen profiteren. Echter was er niemand op de
   hoogte van wanneer precies die nieuwe wetgeving in voeging treedt en welke
   striktere eisen er waren. We veronderstellen van VSDC ons hiervan op de
   hoogte zal brengen.

+----------------+
| Dossiersysteem |
+----------------+

   Stefan Goethals zal de nieuwste Mantis online zetten en kijken of de
   nodige aanpassingen die we vereisen van ons dossiersysteem er al in
   zitten. Immers had het oude systeem nogal wat beperkingen wat betreft
   permissies. Een korte herhaling omtrent het oude systeem:

 De laagste permissie was die van de kijker. Deze kon de bestaande
 dossiers opvolgen maar kon niet de private toevoegingen bekijken. Hij
 kon wel een nieuw dossier starten (submitting).
 
 De volgende in de rij was een persoon die een dossier opvolgde. Hij
 kon de nodige vlaggen van het dossier veranderen en kon tevens de
 private toevoegingen bekijken. Dit was direct een eerste probleem: je
 moest al opvolger zijn (of hoger) om de private toevoegingen te kunnen
 bekijken, en dat gaf je ineens meer rechten dan dat je nodig had.

 De volgende in de rij was een operator. Hij kon users aan dossiers
 koppelen en kan alles doen wat hij wil bij manier van spreken (maar wel
 beperkt tot een bepaalde groep).

 Daarna zat de superadmin. Hier zwijgen we gewoon over, dit is onnodig
 voor gebruik en is enkel interessant voor het onderhoud van het
 systeem.

   Wat we willen is de mogelijkheid om mensen dossiers te kunnen opvolgen (en
   dus private berichten te lezen) zonder dat ze dossiers kunnen aanpassen.

   Verder is het nu de bedoeling dat de werkgroep ``IT-huntgroep'' zich
   ontfermt over de dossiers. De verantwoordelijke moet de dossiers toewijzen
   aan leden van zijn werkgroep en erop toezien dat alles vlot verloopt.

   Verder zal Bram Vandoren een form maken waardoor mensen die Mantis
   ingewikkeld vinden via een eenvoudig formuliertje toch een dossier kunnen
   opstarten. Het is de bedoeling dat de resultaten van dat formulier
   toekomen bij de verantwoordelijke van de werkgroep ``IT-huntgroep''. Deze
   zal dan zelf manueel het formulier in Mantis invullen (of de taak
   doorschuiven aan iemand anders). Het is duidelijk dat
     * dat formulier enkel van toepassing is voor mensen die Mantis niet
       willen gebruiken.
     * de verwerking van die formulieren gebaseerd is op mensen en dus tijd
       in beslag kan nemen.
     * het formulier dus duidelijk moet vermelden dat de tijd tussen het
       doorsturen van het formulier en het effectief opstarten van een
       dossier traag is en dat de Mantis-methode bij verre geprefereerd
       wordt.

+--------------+
| Mailinglists |
+--------------+

   De bestaande mailinglists zijn:
     * os-teksten voor werkgroep ``Presentaties en teksten''
     * os-dev voor werkgroep ``IT''
     * os-communication voor werkgroep ``PR''
     * openstandaarden voor werkgroep ``IT-huntgroep''

   Het is op dit moment niet opportuun om nog mailinglists aan te maken voor
   de andere werkgroepen.

+---------+
| Website |
+---------+

   Er dient gekeken te worden naar de huidige vereisten om te kunnen
   inloggen:
     * Wie kan er inloggen?
     * Waarom kan die persoon inloggen?
   Dit om latere problemen met het onderhoud van de website te vermijden.

+--------------------+
| Reguliere meetings |
+--------------------+

   Het is de bedoeling dat de kern van OSB regelmatig vergadert. Dit moet de
   activiteit van de organisatie bevorderen en kan fungeren als dead-line. Op
   deze vergaderingen dienen de volgende personen bij voorkeur aanwezig te
   zijn:
     * Bestuur (voornamelijk voorzitter en secretaris)
     * Verantwoordelijken van de werkgroepen

   Met de agenda's van die personen zal rekening gehouden worden bij het
   bepalen van een nieuwe datum. Een eerste rondvraag leidt tot de
   constatatie dat een donderdag het gemakkelijkst is voor de meeste
   aanwezigen, maar nog veel verantwoordelijken zijn niet ingevuld en dus is
   deze conclusie niet definitief.

   Bram Vandoren zal zich bezighouden met het organiseren van de meetings.
   Dit zal via e-mail gebeuren.

+------+
| TODO |
+------+

   Dit is een kort overzicht van de zaken die moeten gebeuren. De volgende
   vergadering kan dus dienen als deadline voor deze onderwerpen...

     * Wim Stubbe
          * Contacteren VSDC, indienen statuten, vragen checklist
     * Bram Vandoren
          * Aanmaken mailformulier dossiersysteem
          * Voorbereiden volgende vergadering
     * Mark van den Borre
          * Overnemen beheer formatenlijst van Bram Vandoren
          * Opstellen en publiceren van een samenvatting van de
            OSB-gebeurtenissen
     * Stefan Goethals
          * Installeren nieuwe Mantis
     * Sven Vermeulen
          * Publiceren van verslagen op website
     * Algemeen
          * Recrutering van een verantwoordelijke van de werkgroepen